BPO: o que é e quais são suas vantagens

O BPO é indispensável para que os gestores consigam dedicar-se mais às estratégias do negócio com o objetivo de aumentar a sua organização e competitividade no mercado. Ele traz diversas vantagens, como a otimização dos processos, o aumento da produtividade, a redução de custos, entre outros. Por isso, entender esse conceito é essencial na atualidade.

Você gasta muito tempo realizando atividades operacionais? Neste artigo vamos ver o que é BPO, para que ele serve e quais são os seus principais benefícios. Por outro lado, vamos mostrar como funciona, quais são as suas aplicações e os principais cuidados necessários antes de adotar a terceirização de procedimentos importantes. Vamos ainda fornecer diversos detalhes sobre as avaliações essenciais.

Gostaria de obter mais informações sobre o BPO? Continue a leitura e fique por dentro!

O que é BPO?

BPO é a sigla originada dos termos Business Process Outsourcing, que se trata de um investimento da empresa para obter uma gestão mais estratégica dos negócios. A empresa verifica os seus processos e procura gerar mais eficiência e economia terceirizando parte de suas atividades, por exemplo, a contabilidade, a gestão, o setor financeiro ou os recursos humanos.

Isso ocorre quando pequenas empresas começam a crescer e novas necessidades do mercado são percebidas pelos seus gestores. Assim, não é necessário manter uma equipe interna de colaboradores para realizar tarefas e atender demandas que podem ser atendidas por profissionais especializados. Com isso, o gestor pode focar no crescimento operacional.

Para que serve e como funciona o BPO?

O BPO serve para que o líder empresarial possa contar com a ajuda de uma empresa terceirizada para gerir recursos e processos. Dessa maneira, ele ficará livre para planejar e organizar a atividade principal do seu empreendimento. Podem ser terceirizados os serviços de manutenção, limpeza, alimentação, entre outros. O empresário contrata uma empresa para cuidar de questões menos relevantes.

O BPO de back office refere-se às atividades internas, e o BPO front office às atividades que atendem parcerias comerciais e consumidores, tais como o Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) ou o marketing. Portanto, o BPO funciona com o auxílio de recursos e inovações tecnológicas que aumentam a competitividade dos negócios e reduzem a burocracia.

Quais são as principais aplicações do BPO?

As principais aplicações do BPO são relacionadas aos setores contábeis, jurídico, financeiro, publicidade, atendimento ao cliente, publicidade, Tecnologia da Informação (TI) etc. A empresa faz a contratação de especialistas nessas áreas para a realização de atividades que não interferem diretamente nos resultados dos negócios. Consequentemente, há o aumento da produtividade e dos lucros, bem como a redução de custos.

Quais são as principais vantagens do BPO para uma empresa?

Os produtos ou o serviço final de uma empresa não podem ser repassados para as terceirizadas, como é feito com a gestão de documentos físicos e digitais, por exemplo. Um sistema para gerir a documentação mostra as etapas dos processos com o auxílio da informática e das ferramentas de busca para a economia de tempo. Veja a seguir os principais benefícios do BPO!

Redução de custos

Utilizar o BPO em uma organização minimiza os custos, evita despesas com contratações, elimina encargos trabalhistas e dificuldades relativas à gerência de colaboradores. A terceirização proporciona flexibilidade interna, e as responsabilidades são repassadas para a empresa contratada. Os recursos são destinados à realização de ações que agreguem valor ao empreendimento.

Otimização de processos

Existem processos que são muito burocráticos e desperdiçam o tempo dos funcionários, por exemplo, a gestão documental. Uma equipe especializada faz uso das ferramentas apropriadas para apurar, conferir e fazer análise de dados, gerar relatórios gerenciais precisos e facilitar a tomada de decisões mais assertivas. Dessa forma, o time interno realiza outras tarefas e mantém o foco em inovação e qualidade.

Aumento da produtividade

Os processos são otimizados e a busca por documentos ou informações se torna mais fácil. A equipe eleva a sua produtividade dentro de pouco tempo, mesmo trabalhando durante o seu período normal de atividades. A tecnologia utilizada pelos especialistas e pelas empresas terceirizadas também facilita as atividades dos colaboradores com a implementação e a integração de sistemas e outras soluções.

Conhecimento técnico

Os profissionais especializados que trabalham na terceirizada detêm conhecimento técnico e precisam se manter atualizados para permanecer no seu cargo. Por esse motivo, há uma redução significativa nas falhas e erros humanos, pois eles já estão habituados a lidar com as demandas e ferramentas tecnológicas facilitadoras.

Especialização de profissionais de fora da empresa

A empresa não precisa investir altas somas com treinamento de profissionais internos, já que os colaboradores da terceirizada têm a expertise na área almejada. Os investimentos podem ser destinados à qualificação da equipe que realiza procedimentos referentes à atividade-fim e à aquisição de tecnologias relevantes.

Quais são os cuidados necessários antes de adotar o BPO?

Antes de adotar o BPO, o gestor precisa definir uma política empresarial e mapear os processos para verificar quais deles podem ser terceirizados. Ele deve encontrar uma equipe terceirizada que possa manter a comunicação com os colaboradores da empresa e que esteja alinhada com a visão do negócio. Por outro lado, é importante avaliar os custos e a confiabilidade.

Avaliar a capacitação técnica dos profissionais

Avalie a qualificação dos profissionais da terceirizada colhendo informações curriculares e fazendo pesquisas. Afinal de contas, eles vão ocupar o lugar dos seus funcionários, que vão ser inseridos em projetos diferenciados. Por isso, avalie o time da empresa que será contratada antes de fechar o contrato.

Fazer um planejamento

Planeje antes de colocar a sua ideia em prática. A empresa responsável pelo BPO precisará manter a qualidade e aprimorar os resultados apontados pelas métricas já utilizadas. Faça uso de um programa de automatização de processos para que os indicadores sejam acompanhados em tempo real e seja possível averiguar a eficiência da empresa terceirizada.

Avaliar riscos

Avalie os riscos da terceirização dos serviços, principalmente se for terceirizar a gestão das finanças ou outras atividades que possam impactar o faturamento. Saiba que há a possibilidade de contratar parceiros localizados em outros países para cuidar das atividades da equipe de TI e ter menos gastos.

Entendeu o que e BPO e quais são suas vantagens? Se preferir, você poderá contratar parceiros localizados em países mais próximos para evitar problemas com o fuso horário e reduzir as diferenças culturais. Porém, a contratação de uma parceria nacional pode oferecer mais segurança e agilidade.

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