O planejamento do orçamento de TI em empresas é extremamente importante para viabilizar o investimento de ferramentas que possam otimizar os resultados. Porém, elaborar o orçamento de TI é um grande desafio enfrentado diariamente por diversas empresas. Pois, se não for bem elaborado pode ser muito arriscado para o negócio e trazer grandes prejuízos financeiros.
Logo, é essencial realizar certos direcionamentos e fazer o alinhamento eficiente dos objetivos estratégicos da organização e os recursos e serviços de TI. Dessa forma, se torna mais fácil ter o controle dos resultados do setor e identificar os investimentos que ele demanda.
Todavia, para elaborar um orçamento que viabilize ao setor de TI apoiar as outras áreas da empresa, de forma lucrativa e produtiva, é preciso levar em consideração dicas essenciais. Confira algumas delas!
1. Faça projeções de crescimento
A primeira dica importante é analisar qual será a projeção de crescimento do negócio para os próximos anos. É primordial fazer isso para conseguir alinhar o orçamento remetido ao TI para o crescimento da empresa. E, com isso, traçar o apoio tecnológico para uma eficiente realização.
Inclusive, para um crescimento e um planejamento estabilizado, é recomendado definir o orçamento de TI fundamentado no faturamento do ano anterior. Isso resulta em uma empresa que identificará o orçamento ideal para fazer a troca e atualização de equipamentos, e colocar em prática projetos idealizados e sustenta os processos já existentes.
2. Analise as necessidades do negócio
Outra dica importante é compreender as necessidades de crescimento anual da empresa. Isso se deve ao fato de que é essa análise que definirá quanto a empresa deverá destinar de orçamento para o setor de TI. Se o negócio conseguir prever um crescimento maior e ele apresentar uma meta elevada quando a questão é o seu crescimento para o ano seguinte, então o orçamento disponível precisa ser igualmente elevado.
Isso se deve ao fato de que quanto maior é a meta, maior é a exigência de alterações nos processos e a demanda por tecnologias que consigam dar o suporte necessário para essas mudanças. Assim, quanto mais demanda de crescimento, mais necessidade de execução de novos projetos. Cada dia é mais necessário que os gestores de TI possuam conhecimentos financeiros, de análises de riscos, além do conhecimento acerca do negócio e de seus processos.
3. Acompanhe as tendências
Por mais que haja inúmeras novas tendências surgindo a todo instante no mercado de tecnologia, existem as que estão sempre na moda e jamais devem faltar no planejamento corporativo. Temos alguns exemplos: a segurança e a nuvem. E podem ser bem mais eficientes se o suporte utilizado for capaz de atuar não só de modo reativo, mas também proativo.
Por essa razão, se sua empresa ainda não estiver na nuvem ou não fizer uso de ferramentas adequadas, como a automatização da segurança de TI, você não pode mais perder tempo.
4. Faça benchmarking
O benchmarking, ou estudo de mercado, refere-se à avaliação da competitividade da empresa e atividade de pesquisa. E, ao utilizar a matriz FOFA (“Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças”), é possível compreender o grau de competitividade diante de outras empresas inseridas no mesmo setor.
O fato é que identificar quais são as principais diferenças existentes entre outras organizações auxilia na definição de prioridades e no corte de custos desnecessários.
5. Realize treinamentos
Há um grande erro que é gerenciar os recursos de TI e não levar em conta as pessoas. Isso se deve ao fato de que de nada vale ter acesso às tecnologias mais avançadas se os colaboradores não estiverem devidamente capacitados para utilizar da forma correta cada tipo de sistema. Logo, é preciso que esteja no orçamento o treinamento das equipes como investimento e não somente como mais uma despesa.
O ideal é que as ferramentas sejam utilizadas com suas funções em sua totalidade e da forma correta. Pois, com a má utilização, elas podem ser excluídas dos processos. Por este motivo, é preciso que haja pessoas capacitadas, a fim de utilizar de forma eficiente o recurso disponível.
6. Monitore indicadores e faça avaliação de desempenho
KPI’s ou indicadores-chave de performance são utilizados como uma espécie de bússola que tem a função de nortear as ações estratégicas, ajudando na tomada de decisão mais eficiente e na economia de recursos.
Antes de mais nada, é preciso determinar objetivos e metas, para então definir quais serão os indicadores mais eficientes para fazer o monitoramento do desempenho. A verdade é que não é possível definir se ferramentas utilizadas e o planejamento feito estão de fato dando bons resultados, se não houver indicadores que possam verificar essa performance.
Ao monitorar os indicadores, a organização pode realizar avaliações em equipe para conseguir dar prosseguimento em estratégias, além de otimizá-las. Lembrando que essas avaliações precisam ser feitas de forma periódica em reuniões, a fim de que o time possa apresentar seus resultados e dar opinião sobre as melhorias necessárias
7. Foque no seu negócio
Atualmente, uma forte tendência em muitas empresas é a terceirização de alguns serviços de TI, devido ao fato de buscarem adotar um planejamento mais estratégico para seu negócio. Essa terceirização faz com que uma empresa especializada no assunto realize os processos de forma mais técnica com muito mais eficiência.
Dessa forma, além da economia, os resultados esperados chegam mais rapidamente. Principalmente, se compararmos com empresas que realizam os processos por conta própria. Inclusive, ao terceirizar o serviço, se torna mais fácil aumentar o desempenho da equipe, pois ela poderá se dedicar de forma exclusiva a implementação de novas estratégias e realizar atividades essenciais.
Agora ficou muito mais fácil saber como elaborar o orçamento de TI, não é mesmo? Lembrando que muitos pontos que devem ser considerados podem diferir de uma instituição para outra. Com o auxílio de ferramentas é possível ter controle do desempenho da equipe e ajuda na mensuração de recursos e no tempo gasto com projetos da área.
Dessa forma, será possível elaborar um orçamento de TI mais eficaz a assertivo.