Seus processos sugam produtividade e receita? Saiba mais sobre otimização de processos

Você já parou para refletir sobre seus processos de trabalho?

Os processos de uma empresa constituem o combustível que mantém tudo funcionando normalmente. Se essas operações apresentarem problemas de produtividade e custos, a empresa acabará se tornando menos sustentável com o tempo. Por isso é tão importante falar sobre otimização de processos, não apenas como um suporte para o crescimento de uma empresa, mas, principalmente, como uma condição essencial para garantir a continuidade de um negócio.

Esse assunto ganha ainda mais relevância quando pensamos em transformação digital. A transformação consiste justamente em adaptação, inovação e melhorias constantes nas operações internas para estabelecer conformidade, escalar serviços e reduzir custos. Para isso, é preciso reavaliar como sua empresa opera e como é a adoção de novas tecnologias que possam tornar todas as rotinas muito mais eficientes.

Se quiser aprender mais sobre melhorias de processos e descobrir como elas podem alavancar os resultados em sua empresa, continue a leitura!

Qual a importância da otimização de processos na empresa?

Você já deve saber que otimizar processos é importante, no entanto, precisamos relembrar o porquê.

E a razão principal é que o mercado está a cada dia mais dinâmico e competitivo. O movimento do mercado, como um todo, elimina processos que são ineficientes, repetitivos ou pouco escaláveis. Você pode perceber que, em diversos segmentos, várias novas empresas estão surgindo por conta do uso da tecnologia, deixando para trás as (até então) gigantes do setor. Com as inovações, é mais fácil, mais rápido e menos custoso conseguir resultados diferenciados.

Assim, essas novas organizações já começam fortemente digitais e fincadas em soluções tecnológicas. Ou seja, elas já apresentam economia de custos, agilidade e eficiência desde o começo, atraindo uma nova geração de consumidores que não querem perder tempo. Esse movimento faz com que outras empresas também busquem estar inseridas nessa revolução para se manter relevantes e competitivas, e essas empresas encontram um caminho na otimização de processos através de software.

Quando focam em resolver problemas e investir em pontos de melhoria, as empresas conseguem eliminar desperdícios e descobrir gargalos que, até então, não eram óbvios. A maior agilidade e grande economia de recursos torna o negócio sustentável a longo prazo e estável para os seus clientes.

A otimização gera melhor performance, maior estabilidade e melhor comunicação interna, além de menos erros. Desse modo, a empresa consegue melhorar sua reputação e credibilidade. Além disso, ao optar pela melhoria dos processos, os líderes responsáveis são capazes de gerar valor para todos os envolvidos, realizando um bom trabalho que certamente estará associado à sua gestão.

Com processos melhorados, a empresa cresce de maneira segura e consistente. Tudo é mais claro e há maior controle para a gestão.

IMPORTANTE!

É preciso desfazer o mito de que processos automatizados são apenas para empresas industriais que produzem bens. Apesar dos ganhos indiscutíveis para esse segmento, as empresas de serviços estão cada vez mais investido em tecnologia como diferencial competitivo, e automatizar os processos é o primeiro passo!

Por onde começar a otimização de processos na empresa na era digital?

Vamos conhecer alguns passos para dar início à otimização de processos nas companhias.

Entenda e faça mapeamento dos seus processos

Inicialmente, é fundamental entender bem as operações internas e desenhar o mapeamento das atividades. Ou seja, esse é o levantamento das principais tarefas e da relação lógica de continuidade entre elas. Esse esquema vai ajudar a gestão a enxergar o fluxo dos processos e entender como cada cadeia segue gerando informação para a outra, de modo a obter um resultado específico.

Dessa forma, é possível entender qual o objetivo de cada processo, onde eles começam e onde são finalizados, quem está envolvido em cada etapa, qual o tipo de informação que está circulando, quais são as atividades que compõem a operação em questão e quais atividades geram mais valor ao cliente.

Se o seu objetivo é reduzir a burocracia, execute o mapeamento dos processos com maestria e leia o próximo passo!

Faça uma desburocratização

O segundo passo é desburocratizar os processos internos. Isso representa investir em maneiras de tornar as atividades mais simples, com menos etapas repetitivas, demoradas ou volumosas em trabalho. Geralmente em empresas não otimizadas, as operações são complexas demais e envolvem muitas pessoas, gerando gargalos operacionais.

Após o mapeamento, surge o momento ideal de analisar os mapas e esquemas gerados, a fim de entender o que pode ser mais rápido. Em muitos casos, eliminar atividades desnecessárias já é suficiente; em outros casos, é preciso buscar uma solução externa para ajudar. Mudar as obrigações e responsabilidades dos funcionários e incentivá-los a focar nas tarefas que trazem mais valor à cadeia produtiva também é interessante.

Esse estágio abre caminho para a automatização informatizada, uma das soluções que vamos mencionar adiante.

Lembre-se: seu fluxo de trabalho deve estar em constante evolução! Para isso, uma vez tendo processos mapeados e simplificados, revisite e faça melhorias periodicamente.

Invista em tecnologias que realmente vão ajudar

Você, gestor, já entendeu que chegou o momento de adotar a automatização de processos?

Investir em sistemas informatizados pode ser uma solução efetiva para simplificar as atividades e tornar tudo mais ágil. Algumas tarefas são delegadas para o software, e os funcionários se encarregam de outras atividades mais relevantes e estratégicas, garantindo tanto a maior performance da sua operação quanto o maior rendimento da equipe.

A grande vantagem é que computadores são muito melhores que pessoas para realizar tarefas repetitivas. Afinal, os computadores não erram, nem se distraem e são ágeis e consistentes. Isso, claro, desde que uma ótima empresa de tecnologia esteja garantindo a solução.

As pessoas, que são ótimas para realizar tarefas que exigem pensamento crítico e avaliação global de situações, se entediam rapidamente com atividades monótonas, o que leva à procrastinação e insatisfação com o trabalho. As opções tecnológicas são inúmeras.

O RPA (Robotic Process Automation) é uma solução de automação robótica de processos, que coloca robôs para executar funções dentro do fluxo de trabalho. Eles são simples de treinar, fáceis de usar e altamente escaláveis. Também é possível utilizar a inteligência artificial como automação para lidar com algumas atividades mais inteligentes, mas que ainda são volumosas e repetitivas.

O monitoramento e a detecção de fraudes, por exemplo, é uma tarefa que pode ser inviável para um ser humano, pois requer uma alta capacidade de monitoramento e velocidade de análise em tempo real.

É por isso que grandes bancos e instituições financeiras já fazem a análise do seu crédito de maneira automatizada!

Eles perceberam que uma Inteligência Artificial consegue resolver esse problema com facilidade e eliminar todos os gargalos da operação. Com a detecção de outliers, um algoritmo muito utilizado em Machine Learning, é possível detectar uma fraude em instantes.

Monitore os resultados das ações implementadas

Depois de implantar as tecnologias, é hora de monitorar os resultados: visualizar o que está acontecendo e tentar implementar mudanças com base nos dados analisados. Esse acompanhamento se dá com indicadores e métricas que vão ampliar a visão dos gestores e oferecer insights claros para fundamentar as decisões.

Quando uma gestão se dispõe a fazer uma melhoria tão global em seus processos, se torna impossível fugir de uma perspectiva data-driven, focada em dados, para otimizar todas as escolhas. É preciso priorizar o que os dados têm a dizer, em detrimento de opiniões e sugestões pessoais apenas. Assim, a empresa garante melhorias consistentes e menos erros, uma vez que dispõe da possibilidade de prever o sucesso ou o fracasso de suas ações, além de poder enxergar tendências e comportamentos.

Como uma empresa de tecnologia especializada pode ajudar com a otimização de processos?

Diante do que já falamos, fica clara a necessidade de adaptação por parte das empresas. Algumas tentam organizar isso sozinhas, sem ajuda, mas acabam com mais problemas do que soluções. Por isso, neste tópico, vamos discutir a importância de contar com uma parceria especializada para otimização de processos.

Expertise

Um dos primeiros aspectos é justamente o suporte de empresas com a devida expertise. Com esse apoio, os contratantes vão contar com uma equipe de colaboradores altamente especializados que podem ajudar a solucionar problemas internos e implantar as tecnologias corretas para as necessidades específicas do negócio. Essa assistência é crucial para eliminar dúvidas sobre tecnologias e questões mais técnicas.

No entanto, uma boa empresa de tecnologia não se importa somente com a parte técnica, pois entende que a tecnologia se faz necessária para resolver um problema do mundo real. Dessa forma, o foco deve ser no problema e no negócio.

Com o know-how técnico e a devida atualização com relação às tendências mais modernas, é possível preencher os gaps que existem internamente, a fim de avançar na jornada de reestruturação de seus processos para a melhoria constante da operação e o crescimento contínuo da empresa.

A visão dos profissionais externos ajuda não somente por conta da capacidade intelectual de um time especialista, mas também porque os funcionários internos geralmente já estão ocupados com outras tarefas e funções. Ou seja, essa parceria faz com que a gestão mantenha sua equipe focada no core business, enquanto terceiriza outras questões.

Gerenciamento da infraestrutura de TI

Outro fator é o apoio com o gerenciamento da infraestrutura de TI. A equipe da empresa parceira vai ajudar na administração dos hardwares, softwares e da rede, com identificação preventiva de problemas e análise de dados, a fim de ampliar a visão dos líderes. Esse cuidado é crucial para garantir redução dos gargalos e aumento de eficiência e de segurança, sem que seja preciso parar a operação.

Desenvolvimento de sistemas

Uma parceria especializada também ajuda no desenvolvimento de sistemas sob medida, que ajudam a automatizar seus processos internos específicos. Essas soluções de software são pensadas exclusivamente para os problemas da companhia e são voltados aos fluxos operacionais internos, levando em consideração todas as particularidades da empresa. Depois de um trabalho com as etapas que mencionamos (mapeamento, monitoramento etc), é possível, então, chegar ao resultado esperado.

Ou seja, nesse sentido, é possível construir aplicações web, aplicativos mobile e desktop com as metodologias mais eficazes do mercado. Assim, a contratante vai dispor de automação, integração e soluções escaláveis, com prazo e custo-benefício adequados para que torne cada vez mais competitiva no mercado.

Ao adotar os sistemas, será possível perceber a melhoria nos fluxos, com tarefas mais repetitivas e burocráticas sendo automatizadas e os softwares ajudando a resolver problemas com mais eficiência, sem falar na quantidade de informações úteis que a gestão terá em mãos, rapidamente.

Quais os benefícios da otimização de processos na empresa?

Se você chegou até aqui, já sabe mais que seus concorrentes sobre como tornar sua empresa mais competitiva! Vamos analisar, então, os principais benefícios da otimização de processos:

Produtividade

Que empresa não quer aumentar a produtividade?

Em cenários de grande demanda, os fluxos ágeis vão viabilizar mais resultados em menos tempo, uma vez que há redução de gargalos operacionais, falhas nos processos e atividades desnecessárias e excessivamente burocráticas.

Fluxos otimizados e tarefas automatizadas permitem chegar a números de indicadores mais satisfatórios na relação produção/tempo, e a adoção de sistemas automatizados escaláveis é crucial para gerar esse efeito.

Sustentabilidade

Uma organização que otimiza constantemente suas operações, consegue se manter sustentável financeiramente mesmo em meio a crises e momentos mais difíceis. Afinal, os fluxos mais ágeis garantem a continuidade do negócio com menos desperdícios e custos — o que representa um alívio para a gestão e um suporte para o trabalho de todos.

Transparência

Outra questão é a transparência. Como a otimização de processos passa pelo mapeamento detalhado das operações, com identificação das necessidades, fases e responsáveis, é possível ter uma visão clara de cada operação realizada internamente. Tudo fica mais evidente, o que evita possíveis fraudes e facilita a tomada de decisão.

Previsibilidade

Ter seus processos bem estruturados, mapeados e automatizados faz com que sua operação siga padrões previsíveis que permitem aos gestores possuir grande conhecimento e domínio do dia a dia da empresa de maneira mais simples.

Nesse cenário, tudo funciona melhor, indicadores refletem a realidade e metas são possíveis de serem alcançadas. Da mesma forma, a gestão consegue entender melhor como as atividades consomem seus recursos e é capaz de prever as despesas associadas com maior facilidade.

Satisfação dos clientes e funcionários

Se os processos estão mais ágeis e com menos erros, os clientes ficam satisfeitos. Afinal, os produtos e serviços ganham melhorias e o atendimento se tornou muito mais rápido e eficiente.

Por outro lado, isso também afeta positivamente o corpo interno de membros: os colaboradores se sentirão mais empoderados e mais felizes ao poder colaborar ativamente com a empresa com tarefas estratégicas e perder menos tempo com trabalhos desgastantes.

A otimização de processos é um passo imprescindível para quem deseja inovar e reduzir os desperdícios internos. Ou seja, se uma empresa deseja se manter sustentável, eficiente e competitiva, deve se preocupar com essa questão (e antes da concorrência!). Como vimos, para chegar a essas melhorias constantes, é preciso mapear operações, investir em tecnologias e monitorar resultados. Conte com uma empresa parceira em tecnologia e veja a sua empresa mudar!

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